费用和资源管理政策

指导原则

作为霍普学院机构资产的值得信赖的管理者，我们利用学院的财政资源，以我们的战略重点为指导，进一步推进学院的使命。我们注意到，我们的主要收入来源来自学生、他们的家人和学院的朋友。比利时vs俄罗斯比分

我们以明智、公平、诚实、透明和合乎道德的方式，诚信地使用学院的资源。考虑到每笔交易的财务和非财务方面，我们力求达到每美元最高的整体价值。

虽然该政策是本着良好实践和良好管理的精神制定的，但我们认识到，并不是员工在支出方面所面临的每一种情况都将在该政策中详细涵盖。如果您遇到关于支出或审批的决策或问题，本文档没有直接涉及，请联系业务服务。我们致力于在本政策、IRS、GLBA、FERPA和其他适用于我们组织的法规和法律的指导方针下运作。

保单的目的

通过相关指导原则、政策和程序，指导希望学院的资源管理者员工采取与资源相关世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地的适当行为，以支持学院的使命。除非另有说明，本文件中概述的指导原则、程序和政策适用于所有员工和所有基金类型(运营、自由裁量、专业发展、赞助项目、机构等)。

政策

条款

“用户”-代表学院进行购买的个人
“批准人”——批准费用的个人(见“批准”部分)
“学院之友”-非职员或学生的个人
“覆盖”-由大学信用卡偿还或支付
“公开招标”-张贴在学院网站上供供应商投标。
“劳动力过剩地区”-在过去两个日历年的平民平均年失业率高于同期所有州的平均年失业率的20%或以上的民事管辖区。
“基金经理”-负责特定预算的雇员和基金的主要审批人。
“资本购买”-对商品或服务的投资超过5000美元，为学院提供长期价值。

额外的信息

如需进一步说明或信息，请联系业务服务。

成本决策

在作出购买决定时，消费者应考虑以下关于潜在费用的因素:

这次购买是否支持学院的使命?
我有权购买吗?
指定的预算中是否有足够的资金支付费用?
这笔费用是否必要，是否合乎伦理?
在公众的监督下，这笔费用能得到辩护吗?
我可以放心地向学生解释他们的钱，或者向捐赠者解释他们的捐款是这样用的吗?
在审计的情况下，能否提供适当的文件来支持这笔费用?
我是否提前做了足够的计划，以避免额外的成本(例如，匆忙的运输，增加的旅行成本)?
我是否与我的基金经理进行了良好的沟通，以了解将被批准或不被批准的费用类型?

免税地位

学院在几个州享有免税待遇。请检查业务服务网站并在购买前获得相应的免税文件。

作为维持学院免税地位的一部分，学院不能向政治组织/候选人提供礼物或捐款，学院资金也不能用于通过Kiva等组织发放贷款或“小额贷款”。同样，大学基金不能直接用于向个人、家庭或GoFundMe网站(或其他类似的捐赠网站)捐款。比利时vs俄罗斯比分

创建新的外部帐户

商业服务通常不会批准任何人以希望学院的名义开设任何金融账户，或在账户上使用“希望”的名称(如银行、PayPal、GoFundMe、Venmo等)。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地如果查找异常，请联系业务服务。

采购

世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地希望学院致力于通过公平公正的采购程序，以合理的成本获得高质量的商品和服务。作为希望学院的员工，我们每个人都世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地被委托成为学院资源的财务管家。为了实现这一目标，参与为学院采购商品和服务的教师、管理人员和支持人员必须遵守这一政策。这包括购买用品、书籍、计算机、科学设备等商品和咨询、宣传、法律援助、设备维修等服务的所有支出。希望学院世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地采购政策符合统一指导(2 CFR 200)，管理联邦资金采购。

道德

如果只根据交易的价值进行采购，就能最好地维持学院公平、诚实和一贯对待供应商的声誉。学院所有员工应以良好的行为举止培养公众对学院采购过程的诚信的信心。因此，所有从事采购过程的任何部门或职位的人都必须遵守由全国教育采购商协会发布的下列原则和标准。

首先要考虑希望学院的使命和政策。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地
努力使每一美元的支出达到最大价值。
拒绝贵重的个人礼物(见下文供应商的礼物)。
在学院政策允许的范围内，给予合格供应商同等的考虑。
在诚信的氛围中与潜在的和现有的供应商开展业务，杜绝故意的虚假陈述。
要求销售代表诚实，无论是通过口头或书面陈述、广告或产品样品提供。
在将专有的想法和设计用于竞争目的之前，必须征得原创者的同意。
尽一切合理的努力与供应商协商一个公平和双方都同意的争议解决方案。
在条件允许的情况下，及时和礼貌地接待所有来访的合法商务人员。
促进公平、合乎道德和合法的贸易惯例。

学院鼓励所有的购买者考虑少数民族的供应商，女性的供应商，当地的供应商，校友的供应商，和劳动力剩余地区的公司。

供应商的礼物

学院员工不得直接或间接地接受或索取任何具有经济价值的礼物、恩惠或娱乐，这些礼物、恩惠或娱乐是或可能是为了以任何方式影响官方行为，特别是从希望学院寻求商业或财务安排的人那里。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地员工可以参加有经济价值的娱乐或活动，以建立与主要供应商/商业伙伴的关系，只要该组织的代表也在场，并得到其主管的预先批准。在可能的情况下，这些礼物应用于促进学院的运作和/或与其他员工和学生分享。

价值在100美元以下的非现金礼物也可以接受。你应该通知你的主管你接受的任何礼物。可接受的礼物包括:不请自来的广告或促销材料，如钢笔、铅笔、便签簿和日历，偶尔的商务午餐或象征性的食品和茶点，或其他象征性或较小价值的物品，如一盒糖果或一把伞，这些只是表示感谢的象征，与任何特定的交易无关。

的利益冲突

任何学院员工不得参与选择、授予或管理涉及实际或明显利益冲突的合同或交易。当雇员、其直系亲属或雇用或即将雇用上述任何一方的组织在与学院做生意或即将与学院做生意的公司中有经济或其他利益时，就会产生这种冲突。

每个员工都有责任向他或她的主管(或院长、教务长或副总裁)报告任何实际或潜在的利益冲突。这包括任何只有表面冲突的关系。教职员工可能被要求每年以利益冲突声明的形式向总统办公室和/或资助研究和项目办公室书面报告任何此类冲突。

绿色采购

世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地希望学院支持“绿色采购”，并致力于使用和购买对环境和社会负责的产品和服务。预期各部门会根据载于校园可持续发展的网站．

采购的阈值

员工代表学院购买物品时，必须遵守以下规定。如果需要帮助，请联系业务服务。

购买金额低于5000美元-可以直接购买商品和服务，竞争最小。价格、服务和产品/服务质量是选择供应商的同等因素。在实际情况下，如果供应商提供相同的价格，就应该在供应商之间分配业务。

为参加会议、活动等而在校园内进食的食物应由创意餐饮服务公司提供。纸张、用品和其他办公用品的采购应通过希望书店开始(如果选择使用不同的来源进行这些采购，应通知希望书店)。
购买价格从5000美元到25000美元不等-货物和服务必须在从至少两个来源获得报价后进行选择。这些报价可以通过口头，书面，或通过供应商价格表或在线搜索获得。所有超过5000美元的资本购买必须通过资本购买程序进行。
购买金额超过25,000美元-货物和服务的选择必须基于书面的信息请求(RFI)，其中包括对所提供的材料、产品或服务的技术要求的清晰和准确的描述，并确定承包商在评估其报价时必须满足的所有要求。至少需要两个供应商提供具有竞争力的价格。所有采购交易必须以提供充分和公开竞争的方式进行。
唯一来源/紧急购买-当只有一家公司能满足产品/服务需求时，可能发生单一来源采购。同样，在"紧急采购"(为保护生命和/或财产或防止重大经济损失或服务中断而进行的采购)中，将不采用正式程序，但在可能的情况下应采用竞争方式。如果购买将是补助金资助，希望学院可以使用唯一来源购买事先得到赞助商的许可。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

特殊采购的情况下

为了避免获得不必要的或重复的物品，希望学院制定了以下程序，以确保资金的合理使用。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

需要特别采购程序的采购-学院鼓励使用CIT、实体工厂、餐饮和书店。

所有家具和建筑服务(包括设计和开发)的采购必须通过实体工厂开始。

所有技术硬件、软件(包括授权和订阅)、外设和打印机的采购必须通过计算和信息技术部发起。
专业服务-当需要现有工作人员无法合理提供的专门技能、知识、资源和经验时，可向学院以外的公司或个人以收费服务或专业合同的方式获得这些服务。选拔必须基于公正性、竞争力和满足需求的能力。所有的专业服务合同必须经过适当的行政理事会成员的审查和批准。专业服务合约的例子包括估价、建筑及工程服务、审计、会计及财务服务、顾问服务、印刷及平面设计、调查及研究、网页设计及发展。

所有专业设计和/或施工的服务均由财务总监与业务主任和行政理事会适当成员协商后选定，并经董事会批准。在可能的情况下，建筑工程合同应包括价值工程条款，以提供降低成本的机会。

合同保留

重大合同包括每年价值超过2.5万美元或合同期限超过5万美元或可能对学院造成重大不利影响的合同(不包括人事合同)。所有重要合同必须由学院的授权签署人(校长、首席财务官、财务和商业服务总监)签署。在参与与重要合同相关的任何谈判之前，必须与业务服务部门联系。学院与外部组织/公司/私人各方签订的所有重要合同的原件、签字副本应提交至位于泰尔研究中心的联合档案馆。看到业务服务记录保留策略．

低于“重要”门槛的合同应由部门主管(即部门主管)签署。学术主席、院长、主任、副校长)。不重要的合同可以存放在联合档案馆，也可以存放在一个多方都能访问和了解的部门内。

文档

与采购行为相关的文件必须按照业务服务记录保留和销毁政策进行维护。必须保存的采购文件包括采购方法的基本原理、合同类型的选择、承包商的选择或拒绝以及合同价格的依据。

补助金和联邦基金

奖学金经费将根据希望学院的政策使用。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地如果限制更严格，受助人必须遵守奖助金列出的所有规定。

财务总监必须事先批准最初由补助金资助的项目的补助金申请，在补助金的生命周期之外将需要额外的补助金。

当设备或其他货物和服务是由联邦或私人资助基金申请和/或购买时，学院在规格、价格征求、供应商选择和采购方面必须遵循所有采购指导方针。此外，联邦政府要求OMB通告中的采购标准，2 CFR第200部分，D子部分，第200.320节用联邦基金购买的商品和服务必须遵守。如果补助金被转移到另一个机构，希望学院资助研究和项目办公室、首席研究员(PI)和新机构将安排转移，并决定如何支付转移费用。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

联邦拨款采购

当使用联邦拨款时，有特殊规定。有关该奖项是否被视为“联邦补助金”的问题，请与业务服务部联系。所有联邦资助的奖项都有以“28XXX”开头的基金编号。

小额购买(交易金额低于5,000美元)-符合希望学院的政策，可以直接购买商品和服务世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地，竞争最小。价格、服务和产品/服务质量是选择供应商的同等因素。根据联邦指导方针，在可行的范围内，如果供应商提供相同的价格，就应该在供应商之间分配业务。
小额购买(5000美元至25000美元之间的交易)-与希望学院政策一致，价格或费率报价必须从至世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地少两个来源获得。这些报价可以通过口头，书面，或通过供应商价格表或在线搜索获得。报价必须在授予期结束后保持7年。
大额购买(超过25,000美元的交易)-与希望学院的政策一致，商品和服务的选择必须世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地基于书面请求信息(RFI)。建设工程必须公开招标。如果项目与建设无关，则必须从至少两个来源获得费率报价。报价文件必须在资助期结束后保存7年。
唯一购买来源-如果购买的是独特的产品，公共紧急情况，是由授予机构授权，或没有合理的竞争，不需要竞争性投标。在购买前必须将文件提交给控制人(或指定人)。

资产所有权和退休

用学院基金购买的任何东西在物品退役之前都是学院的财产。当取消一个项目时，应该咨询Business Services，以确定预期价值在50美元或以上的任何项目(或相关项目的分组)。如果对项目的价值有疑问，应该始终咨询业务服务。如果Business Services认为该资产有任何价值，则将删除所有College品牌，并以公平的市场价值出售该资产。所有销售收入将归学院所有(而不是系或预算)。

付款方法

公司信用卡

当员工“签出”公司信用卡时，该员工同意受信用卡发行时所描述的使用条款的约束。虽然电子费用报告必须在收费后90天内提交，但我们建议在30天内提交报告。不遵守学院有关信用卡使用的政策(包括及时报告费用)可能会导致信用卡特权被暂停或进一步的纪律处分。消费超过90天的员工将被关闭信用卡。员工必须在卡被打开之前提交所有费用。在会计年度结束时，报送费用的时间可以缩短。如果一名员工的信用卡在24个月内被关闭三次，该员工将永久失去信用卡特权。对于滥用信用卡的问题，纪律处分将根据以下信息进行管理(见“问责”)。

学院公司信用卡的年费将由学院支付。员工个人对卡上的所有费用负责，直到适当和完整的文件通过认证提交和批准。

大学公司信用卡仅用于商务用途。大学公司信用卡不得用于个人开支。如果个人消费不小心被扣到您的公司卡上，您必须完全披露个人消费，并在个人消费发生后不超过30天内通过业务服务将该消费全额支付。报销个人费用的支票抬头为“希望学院”，并存入7699账户。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

现金/旅游发展

一般来说，只有在信用卡不被广泛接受的地区旅行或需要国际货币时，才应该预支现金。一个雇员在任何时间内只能有一笔未偿还的现金。预支现金的会计核算需要现金支出的证明(通常是收据)和未支出的现金返还。未能说明之前的预支将导致拒绝所有后续的现金预支请求，并可能导致进一步的雇佣纪律处分。所有预支现金必须在旅行活动结束后30天内(或在财政年度结束前)与商务服务部进行核对。

国内预付现金

旅行提前申请应在出发日期前不少于两周提交。旅行预付款通常会在需要的日期前十个工作日内发放(以支票或直接存款的形式)。

用于奖励调查或研究参与者的预支现金必须包括所有接受者的名单(包括每个接受者的签名)。该清单必须包含在费用报告中，作为资金支付的文件。

国际货币的发展

旅行提前申请应在出发日期前不少于两周提交(最好是额外的时间)。货币将在计划出发前发行。

国际旅行时，学院将允许通过Hope信用卡使用现金预支功能。提款金额和提款理由将被要求作为现金预支记录在案(需要现金支出证明，通常是收据)。未使用的现金必须连同费用报告一起退还。

个人付款和付款请求

希望员工可以使用他们的个人信用卡，同时进行学院业务和提交学院相关的费用通过付款请求。学院将不支付个人信用卡的任何年度费用、滞纳金或透支费。员工可能不允许奖励计划或类别奖励影响购买决策。

付款请求必须在费用支付后90天内提交，否则资金将不予报销。必须有足够的文件证明申请符合美国国税局的要求。在会计年度结束时，报送费用的时间可以缩短。

旅行

一般的旅行

旅行是为了以一种具有成本效益的方式完成学院的业务目标，同时也要考虑与旅行相关的财务和非财务成本的总和(如员工的时间价值)。

员工必须进行审慎的判断;例如，乘坐经济舱或经济舱，在价格适中的场所住宿和用餐。员工可以乘坐商务舱或头等舱，但需要自己支付差额。员工因医疗需要需要乘坐头等舱或商务舱机票时，将根据相关文件和主管和/或人力资源部门的批准予以批准。在合理的情况下，学院将承担机场停车费用。长时间出差的员工应该考虑用其他方式去机场(比如优步、租车等)。在旅行时，只有合理的、与业务相关的费用将被支付(这不包括个人卫生用品、服装、个人娱乐用品、联合办公空间、停车罚款、交通罚单;而且通常不包括代客泊车)。员工因公出差时发生的个人费用(例如:除雪、寄养宠物、干洗、洗衣或草坪护理)不允许报销。

与特定商务旅行有关的疫苗接种和旅行签证费用属于允许的商务费用。

关于大学商务旅行时的个人膳食的信息可以在“膳食和娱乐”中找到。

酒店

如果有配偶或其他个人陪同，学院只收取单人间费用。酒店员工的小费，虽然不是强制性的，但由学院支付，在合理的范围内，取决于所需和获得的服务。(如果你选择给小费，行业标准建议如下:行李员每包1-2美元，帮助安排出租车/地面交通的礼宾员1-2美元，代客服务2-5美元，客房服务2-3美元/晚)。

学院允许使用airbnb、Vrbo、青年旅舍或其他替代住宿方式。然而，联邦拨款/合同资金只能用于符合美国1990年《酒店和汽车旅馆安全法》的酒店、汽车旅馆或其他替代住宿。你可在以下网址搜寻符合规定的物业:https://apps.usfa.fema.gov/hotel/．任何关于住宿的旅行限制都可能是该奖励的一个条件。旅行者应该检查他们的奖励条件，以确认不存在这样的限制。

和学院的朋友住在一起

如果旅行者选择住在学院的家人、校友或朋友家里，而不是住在酒店房间里，如果礼物的价值小于50美元乘以在主人那里住的晚上数(最多200美元)，就可以为主人购买一份感谢礼物。可以考虑与主人共进一顿饭，以代替同样数额的礼物。联邦拨款/合同资金不得用于此目的。

机票

与其他交通方式相比，当乘飞机去目的地的费用较低时(考虑到旅行期间涉及的旅行成本的总和，包括员工的时间价值)，旅行者可能会选择乘飞机。员工应该在合理的旅行时间内选择最便宜的机票。获得联邦政府拨款和合同的雇员必须乘坐悬挂美国国旗的航空公司，即使不是最便宜的航空公司，除非有特殊情况。如果你不确定你是否有特殊情况，请联系资助研究和项目办公室。虽然员工可能总是选择托运行李，但他们被鼓励对托运行李的必要性做出谨慎的判断。

租赁车辆

当租车比出租车、拼车服务(如Lyft或Uber)、豪华轿车和机场班车等其他交通方式更便宜时，旅行者可能会在目的地租车。(考虑到旅行期间涉及的所有旅行费用，包括员工的时间价值)。有条件时，员工必须选择经济型或紧凑型租赁汽车。学院不支付碰撞损害豁免(CDW)或人身意外伤害保险(PAI)，因为这些保险是由学院通过其车辆保险单和/或学院的公司信用卡提供的。租赁车辆发生事故或损坏(包括人身伤害或不包括人身伤害)，必须立即向校园安全和商务服务部报告。

航空公司、酒店和租车奖励/忠诚计划

员工可以保留常旅客、酒店常客或租车俱乐部计划的福利。但是，参加这些课程不能影响学生的选择，否则学院会在最低票价之外增加额外费用。与这些项目相关的会员费被认为是个人开支，不包括在内。

如果这样做不会影响工作预期，员工可以选择获得航空公司的代金券，以便改乘较晚的航班。员工在此期间不能获得报酬，也不能向学院收取额外的膳食或酒店费用。学院鼓励使用这种代金券进行专业发展或其他学院业务。

个人车辆

从校园出发时，建议使用希望学院交通服务中心提供的车辆。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

如果学院使用个人车辆的成本低于其他交通工具的成本(或学院将支付相当的航班费用)，员工可以使用个人车辆进行商务活动。

员工将按照现行的学院规定的每英里0.5美元的标准得到补偿。该比率至少每年由财务总监、财务和业务事务总监和财务总监审查。使用个人车辆的燃油和其他费用已包括在里程费率内，因此学院不会单独支付。距离是根据美国国税局规定的扣除费用计算的。看到这个数字在这里．作为费用报销申请的一部分，必须提供支持旅行实际行驶里程的文件。建议的支持文档包括谷歌Maps或Mapquest的打印结果。旅途中发生的过路费和停车费将由我们承担。任何一天内少于10英里的行程都不能报销。个人车辆的维修，即使是作为商务旅行的必要部分，学院也不承担费用。

学院不为用于学院事务的个人车辆提供保险。车主有责任购买足够的保险。建议单项综合责任限额为300 000美元。学院不负责任何损坏员工的车辆时，使用学院的业务。保险免赔额、交通罚款或费用由员工/汽车所有者负责，不允许向学院收取费用。

旅游指南/行李保险

员工购买的额外旅行或行李保险的费用，学院不承担。学院为每位全职员工提供足够的旅行保险，额外保险的费用由员工个人承担。

国际电话套餐和wifi

学院将承担国际电话计划期间的费用，当需要进行学院业务的电话计划(这应纳入校外课程费用，如果适用)。学院将承担在酒店或飞机上使用wifi的费用，如果学院需要使用wifi进行业务。仅供娱乐用途的Wifi将不受保障。

结伴旅行和个人旅行

除非配偶或其他个人以官方身份代表学院，并事先得到相应副校长的批准，否则学院将不支付配偶或其他个人陪同员工出差所产生的差旅和其他商务费用。大学信用卡只能用于支付员工的支出。

任何与客人旅行相关的边际成本都不由学院承担。

延长旅行时间的个人旅行，学校不报销。学院将支付员工出差时的伙食费，最多与员工出差时的伙食费相同。学院为租用车辆提供碰撞保险，只适用于商业用途车辆。

食物和娱乐

大学出差时的私人餐点

学院将支付员工的实际用餐费用(包括详细收据)，直至每日用餐津贴的最高限额。学院以每天55元加15-20%的小费作为个人膳食的最高限额(在大多数情况下)。虽然这些资金的分配是由员工自行决定的，但这些资金可以按以下方式分配:早餐10美元，午餐15美元，晚餐25美元，另外还有5美元用于购买全天的零食/饮料。

只有在某些情况下，当员工连续旅行20天或20天以上时，才允许按日付餐费。如适用，每日膳食应计入校外课程费用。

超过上述金额的个人餐费必须额外披露“为什么”员工不能保持在这些指导方针内，否则将不包括在内。当膳食由酒店提供、参加会议或由学院的朋友支付时，不允许支付膳食费用。学院不会为个人消费购买的酒类支付费用(详见“个人消费酒类”)。

商务餐

与学院客人的商务餐，在此期间进行特定的商务讨论，是允许的费用。学院希望员工在支付商务餐费用时，能够合理地酌处。对于“合理的自由裁量权”的清晰理解，建议你咨询基金经理。

当在校外招待(捐赠者、主讲人、候选人、非hope社交机会等)吃饭时，为了使与客人共进晚餐的人交谈的利益最大化，学院将支付最多5名员工或学生陪同客人的费用。如果觉得有必要或有必要让超过五名员工或学生参加，最好是在校园(通过食堂或餐饮)吃饭，以便让更多的人参加。院长或副校长可以批准例外情况。

与其他希望员工共进商务餐

学院不会为与其他员工一起吃的与业务相关的餐食、零食、咖啡、茶点等支付费用，除非没有其他时间来讨论学院业务(这应该是很少发生的情况)，或者通过Initium参加官方的教员指导计划。(庆祝餐在“庆祝场合、礼物、葬礼和慈善捐赠”中提到。)

付小费

在适当的情况下，大学基金应该用于支付账单15-20%的小费(在餐厅至少要支付2美元)。高于或低于这个数额的小费应提交，并附加说明。

个人的场合

个人场合的费用，如员工生日、婴儿送礼会、婚礼送礼会等，不归为业务费用，不包括在内。

办公室内的零食(如糖果或薄荷糖)、咖啡和水，在保持最低数量的情况下，由学院支付，一般情况下，部门访客应该能够获得。其他“食品储藏室”的物品或其他过量的零食是不允许的，特别是当这些物品只留给员工的时候。

庆祝的场合

在合理的情况下，部门预算可用于支付庆祝集会的费用(例如，圣诞节庆祝活动)。为表彰杰出的成就，允许偶尔举行表彰餐(例如，退休庆典)。

与希望学生共进晚餐

在合理的情况下，允许使用希望资源为学生购买膳食、咖啡、茶点。

个人酒精消费

世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地无论聚会的性质如何，在单独用餐或只与其他员工一起用餐时，希望学院将不支付个人消费的酒水费用。酒不能用赠款资金购买/偿还。有权获得授权的可自由支配资金的雇员如果想购买本政策指导方针以外的酒，必须首先将可自由支配资金作为补偿(将相应征税)。

在商务宴会上喝酒

酒精将用于学院客户的合法商业目的，如捐赠者培养．如果可能的话，酒费应该在活动开始前得到慈善事业部副总裁和员工所在部门副总裁的批准。用餐时(包括餐前或餐后)招待学院的客人或客户时，每人最多可喝两杯酒。在确定什么是合理的和涵盖的范围时，适度的酒精费用是指导原则，我们鼓励对谁应该参加活动/用餐做出合理的判断。联邦补助金/合同资金不能用于支付酒精。

需要进一步解释“合法经营目的”的情况应指向慈善和参与副总裁和部门副总裁，教务长，或总裁批准．是否允许饮酒费用的最终决定由负责慈善和参与的副总裁和员工的部门副总裁负责(如果是副总裁购买，则是总统)。

如果确定该费用是不允许的，员工将负责支付费用。

对于学院某些领域举办的活动(例如，校友和家庭活动)，如果有超过10人参加，而且主要观众是非学生，学院可以通过活动注册费或其他来源来购买酒精，这是传递成本(意思是由办公室收取并通过希望学院传递)。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

霍沃斯酒店的酒费

霍沃斯酒店是校园里唯一卖酒的地方。霍沃斯酒店的酒类费用将按照支付校外酒类费用的相同方式支付(即为捐助者培养活动)。向一个部门收取酒类费用需要得到慈善与参与部副总裁和部门副总裁的批准(如果是副总裁购买，则需要总统)。在霍沃斯酒店举办活动之前，必须得到副总裁(和总统，如果适用)的批准。

霍沃斯酒店的活动不允许饮酒，因为主要观众是在校生。但是，如果活动的主要观众不是学生(即捐助者培养活动)，可以在霍沃斯酒店的活动中向法定年龄的在读学生出售酒精。举办活动的部门应该注意参加活动的学生。

如果非联邦拨款获得了费用和资源管理政策中酒精限制的例外，该例外也适用于在霍沃斯酒店的活动中购买酒精。联邦补助金不得用于购买酒，无论地点如何。

烟草

不允许购买烟草(除非作为保留地的文化和平祭)或电子烟产品。

谢礼

不经常访问学院的客座演讲者可以通过付款请求获得应纳税的酬金补偿。如果个人在一个日历年内收到超过600美元的酬金，学院将向该个人发放1099表格。

需要向业务服务部提供W-9表格，用于支付酬金。如果个人没有TIN(纳税人识别号码)，SSN(社会安全号码)，ITIN(个人纳税人识别号码)，ATIN(收养纳税人识别号码)，或EIN(雇主识别号码)，请在安排服务之前联系业务服务办公室。有关个人补偿方式的问题可向业务服务部提出。

学院的雇员应该通过工资单或通过人力资源部的Over & Above表格获得补偿，不应该获得酬金。

专业发展基金

所有全职教师都有专业发展基金。有关这些基金的指引可在此找到．

礼物和礼品卡

学生

礼品卡(或其他“经济等价物”)不能购买分发给任何学生，除非礼品卡是随机抽奖的一部分，金额不超过100美元，因为这对学生的经济援助有影响。名义价值(100美元以下)的非礼品卡可以赠送给学生，而不会在学生的经济援助中报告礼物的价值。

学生不能购买必修课程材料(如教科书、计算器等)。院系可以购买这些物品，作为院系“图书馆”的一部分借给学生。

员工

在使用大学资源时，员工的礼品卡是不允许的，因为它们被认为是无文件的补偿，这是美国国税局的指导方针所禁止的。某一特定物品的票面价值(低于100美元)的代金券可以赠送给个人，而不需要在个人的W-2表上报告该礼品的价值。以上表格是对学院员工卓越服务的适当补偿方式。

购买“希望”的装备是不被允许的礼物，被视为应纳税的利益。提供给员工的任何装备都必须在学院工作结束时归还。

客人

如果没有其他形式的补偿，可以为学院的一位客人购买100美元及以下的礼品卡。收款人的姓名必须包含在证明文件中。

对重大生活事件的认识

如果希望员工、员工的配偶或希望员工的受抚养人(18岁或以下)死亡，人力资源部门将代表学院购买花束(如果家属不要求花，则可以进行慈善捐赠)。

各部门可使用业务资金购买鲜花或小型纪念品(100美元以下)，以纪念雇员死亡或对雇员有重要意义的人、雇员住院或雇员的子女出生/收养。在事先与业务服务部门讨论后，也可以允许向这些参数以外的任何人赠送礼物。礼品卡在这些场合是不可接受的。如果家属要求捐赠给一个真正的慈善组织，而不是鲜花，可酌情(非经营性)资金可用于此目的。

批准

一般审批政策

基金经理可能会制定更严格的政策来使用基金内的资源，但可能不会允许使用大学资源的限制低于该政策概述的限制。

基金经理必须批准与基金相关的所有费用，无论支付形式(付款请求、希望签证或现金预支)。如果由基金经理购买，则由二级基金经理批准费用。

总统的费用报告将由校董会代理主席(或指定成员)批准。

批准人对其批准的费用承担责任。如果发现批准人在批准不适当的费用时存在疏忽，则可以对采购人和批准人进行财务和纪律处分。

商业服务对学院的支出负有财政责任。如果业务服务部与某个员工/部门/主管之间存在分歧，则首席财务官(或指定人员)拥有最终决策权。

批准平分费用

分摊到多个预算的费用将由每个基金经理批准。

使用代理审批

部分个人可选择委托代理人进行审批，但审批费用仍由基金经理承担。

在购买酒类的情况下，不得使用代理批准。

批准时的利益冲突

在批准费用报告时，避免利益冲突，无论是事实上的还是表面上的。例如，报销报告不应该得到个人的配偶、兄弟姐妹或孩子的批准。如果审批人与用户有私人关系，可能被视为利益冲突，审批人应请求他或她的主管批准费用。

个人不应作为他们参加的用餐或娱乐费用的审批人。

问责制

举证责任在花钱的人身上。每个人都有责任提供足够的文件，以支持他们要求偿付的所有费用的适当性，以及他们已经在Hope信用卡或现金预支中支付的费用。

鼓励员工直接向他们的主管报告那些可能使用这些准则之外的资源的个人的担忧。然而，如果需要，学院也有一个告密者的政策．

由主管、部门领导、人力资源部、首席财务官和/或业务服务部共同决定的，超出本政策指导方针使用学院资源的个人将受到纪律处分，包括在谈话后根据适用的员工手册终止工作。可以使用各种问责实践。学院会考虑循序渐进的纪律，评估事件的严重程度，以决定需要采取何种程度的纪律行动。其中一些做法可能包括:

口头对话
扣留付款请求偿付，直到认证完全一致
要求报销不允许或未经批准的费用
取消大学信用卡特权
撤销支出权限
取消预算监督责任
正式的书面警告
降级和/或丧失管理特权
外部审查或调查(由执法部门或其他人进行)
停职(有薪或无薪)
终止

权威和修正案

该政策将差旅和费用政策、采购政策和礼品卡政策结合在一起，这些政策以前作为单独的政策存在于业务服务中。这种形式的政策于2019年3月12日首次通过。有关此政策的任何问题，请致电(616)395-7810、busofc@m.icarseries.com或accountspayable@m.icarseries.com与业务服务部联系。

本政策将在首次发布12个月后进行审查，之后每三年进行一次审查，如果情况需要，可以提前进行审查。

程序

文档

所有以学院名义购买的物品都必须有适当的记录。所有形式的付款(发票、付款请求、Hope Visa卡或现金预支)都必须使用这种文件记录方式。文件必须报告以下信息:

"谁" -这笔费用是为谁支付的?如果这是一顿饭，谁来参加?
“什么”——购买了什么物品?
" Where " -费用发生在哪里?什么餐馆?什么商店?什么城市?
“何时”-这笔费用是哪一天发生的?这次购买是否与已经发生或将要发生的事件有关?
“为什么”——这笔费用的商业目的是什么?我们怎么能说这不是个人开支呢?
五位数的资金和四位数的账号(账号清单请点击此处)
细目收据(如收费超过$35)。对于35美元以下的购买，商务服务部保留索取收据的权利。

所需的文件可以来自收据、书面解释或两种来源的结合。原始的，逐条记录的收据是这一信息的首选来源。

所有购买的文件必须在付款之日起90天内归还给业务服务部门。在会计年度结束时，报送费用的时间可以缩短。在这个时间框架之后，业务服务将被要求要么不报销费用，要么将该费用作为应纳税收入在个人的W-2表上报告。

所有费用的文件应提交给认证机构，并附在软件内费用报告的适当费用上。有关使用认证的指导，请参阅“使用认证”。您也可以联系应付账款协调员获得额外指导。

赞助计划指导

在准备拨款申请和一般预算指导时，应联系资助研究和项目主任。该主任的职责主要是“颁奖前”，以及在颁奖后维持与赞助商的持续关系，包括遵守原奖项的所有条款和条件。

有关“奖后”财务问题或与奖助金会计有关的指导，请与财务总监联系。请参阅本政策中的“审查预算”以获得更多指导。

所有与助学金有关的费用必须遵循希望学院的费用和资源管理政策，以及助学金机构发布的世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地指导方针、法规和政策。在学院和资助机构之间的政策不一致的情况下，最严格的政策将适用。由于奖助金的条款而批准的费用和资源管理政策的任何例外只适用于该特定的奖助金。所有的费用必须是合理的，可分配的，并且根据奖助金的预算和奖助金机构的政策允许的。

如果后来确定某项收费不合理、不可分配或不允许，则应向财务主任提交部门间/部门内转移表格。请参阅本政策的部门内部/部门内部收费表部分以获得更多指导。如果费用和资源管理政策认为不允许，商业服务可能还会要求购买者偿还学院，从而为购买拨款。

财务主任将审查所有赠款现金结余，并至少每季度或视需要要求偿还。如果一项拨款基金的开支超过可能的收入，财务总监将根据需要，根据资助研究和项目主任及资助研究和项目主任的主管提供的意见，与拨款的首席研究员(PI)讨论这个问题。

当偿还请求需要额外级别的核准或核证时，如国家科学基金会的请求，财务和业务事务主任(或指定人)将核准/核证财务主任提出的请求。

PI有主要责任批准他们的拨款费用，并将是主要的基金经理。基金经理的直接主管将批准基金经理与拨款有关的开支，他将是二级基金经理。

拨款档案应在最终财务报告提交给拨款机构后保存三年。商务服务部和赞助研究和项目办公室有维护这些文件的主要责任，但pi也应该维护他们的文件。

请求的信息

想要购买超过上述门槛的商品的员工必须完成一份信息请求(RFI)。然后可以将该文档分发给供应商。重大合同只能由学院的授权签署人(校长、首席财务官、财务和商业服务主任)签署。对于经常性项目，学院建议每隔几年完成一次RFI流程。

使用联合档案

合同可以投递到联合档案馆或通过校园邮件发送。如果您有任何问题，请联系荷兰联合档案馆主任玛丽·里普马·罗斯办公室(archives@m.icarseries.com)。

希望信用卡

申请一张希望信用卡

员工在霍普工作期间的任何时候都可以申请霍普信用卡(经其主管批准)。所有的请求都应发送到busofc@m.icarseries.com，并应包括员工的姓名、部门和直接主管。主管将需要批准信用卡。在极少数情况下，人力资源部可能会批准信用卡的发放以加快审批过程。

信用卡大约需要两周才能到达。当Business Services收到信用卡时，将联系该员工领取信用卡并签署信用卡使用协议。

激活希望信用卡

所有Hope信用卡在使用前必须激活。

拨打卡片正面贴纸上的号码
英语按1
输入卡前面显示的16位卡号&按#键
使用你的四位数出生年份作为“激活码”和“#”键
删除标签

设置4位密码

所有Hope信用卡在使用前必须有一个活动密码。

打你名片背面的电话
英语按1
输入卡前面显示的16位卡号&按“#”键
输入四位数字“激活码”(你的出生年份)和“#”键
根据提示更改引脚编号

请注意:业务服务无法检索此号码，因此要使它容易记住!

买了一张希望信用卡

Hope信用卡可在任何接受Visa卡的地方使用(国内或国际)。您可能需要使用四位数的pin(参见上面的“设置四位数pin号码”)。网上购物时可能需要信用卡的相关地址。地址如下:

东8街100号280室

荷兰,MI 49423

使用证明

Hope信用卡上的每一笔消费都将自动分配到持卡人的认证账户。持卡人有责任记录每笔消费并提交批准。

关于如何使用certification的说明可以在认证用户手册．

个人可能会收到提醒，以完成他们的认证费用报告。在第一次提醒之后，相关的副总裁或主管可以在后续的提醒邮件中复写。90天后，信用卡将被关闭，未支付的费用可能被视为个人W-2表上的补偿(见“支付方式”的附加信息)。

验证提示

通常情况下，应付账款协调员每周都会向持卡人发送提醒邮件，提醒他们尚未向基金经理提交的支出。以下是你可能收到的提醒例子:

30天——一个友好的提醒

60天-你的上司会抄送邮件。但如果你的费用上缴，就不会被罚款

80天-你的上级会抄送你的邮件。这封邮件将列出你超过90天的时间。如果您的消费超过90天，您的信用卡将被停用。

90天-这是一个通知，你的信用卡已被停用。你的信用卡可以在你的费用上交后重新激活。这封邮件将抄送给你的主管。

150天-你的信用卡已经被停用两个月了。如果你的费用在超过180天之前没有上交，你的信用卡将在你的费用上交后的6个月内保持停用状态。这封邮件将抄送给你的主管。

180天-你的信用卡将保持停用6个月后，你的费用上交。这封邮件将抄送给你的主管。

240天-你的信用卡已经停用5个月了。如果你的费用在270天之前没有上交，你的信用卡将被永久停用。这封邮件将抄送给你的主管。

270天-这是一个通知，你的信用卡现在将被永久停用。这封邮件将抄送给你的主管。

大学发行的信用卡欺诈收费

如果持卡人发现欺诈收费，持卡人应拨打希望Visa卡背面的电话号码，识别任何欺诈行为。接下来，应该立即填写信用卡纠纷表格。一旦表格完成，表格应该通过电子邮件发送给希望学院项目管理员(应收账款协调员或控制器)。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地欺诈性费用应计入个人最常用的基金号码和账户7777。如果PNC/Visa解决了争议，并发出了信贷，它应该贷记到相同的资金和账号，导致净零影响。

礼物&礼品卡

由于美国国税局(IRS)和教育部(Department of Education)对礼品卡制定了严格的规定，学院建议在使用学院资源(运营、自由支配、赞助项目等)时使用以下选项来确认个人。相关政策见“礼品和礼品卡”部分。下面是确认一个人的其他建议。

付款请求

如果员工使用个人资金支付业务费用，员工可以填写付款请求表。这些类型的请求必须包括适当的文件(如上面的“文件”部分所述)。

类似地，如果需要，付款请求可以用于支付外部个人或供应商。当学院向独立承包商支付服务费用时，将需要W-9表格。

在大多数情况下，在周二中午之前提交给业务服务的付款请求表单将在同一周的周五得到支付。

现金垫款

希望在旅行(国内或国际)时携带现金的个人应至少在出发前两周填写付款请求。在返回后的30天内，应提交一份预先和解报告。如果预支的现金用于向调查或研究参与者发放资金或作为膳食津贴，则必须在对账时提供收据的签字清单。

发票

可将发票提交给业务服务部进行付款。如果这是希望学院第一次向供应商付款，请将填写好的W-9表格连同发票世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地一起提供给业务服务部。如适用，学院将在到期日之前的最后一次检查中支付发票。发票必须遵守文件要求(见“文件”)。

发票

当外部方欠学院钱时，商业服务将创建发票。不允许在业务服务之外开发票。发邮件至busofc@m.icarseries.com，注明应存入的资金和账户、发票原因和金额。您的基金将立即收到信用证。业务服务将处理收集活动。

部门间/部门内收费表格

通过部门间/部门内收费表格，可以在基金和基金内的帐户号码之间转移金额。填写表格时，必须使用双方的基金和账号。此表格适用于任何基金类型、运营、自由支配、赞助项目等。

表格须于缴费后90天内填妥。如果修改的项目超过90天，必须提供额外的解释。如果超过90天，业务服务可能会拒绝转账。

一个部门向另一个部门的捐款不得记入营运基金(18XXX)。但是，从自由支配基金(25XXX)捐款是允许的。

报批费用

买方应启动提交费用以供批准的流程，除非业务服务部门已批准使用代理。请参阅“文件”部分，以了解在提交费用时需要包括哪些细节。

审批程序

谁来批准

主要审批人应批准其监督的基金的所有费用(运营费用、自由支配费用、赞助项目等)。二级审批人应批准一级审批人对基金的所有费用。

如何通过

审批人应审查支出，并确保它们符合费用和资源管理政策，以及其他适用政策(即联邦拨款的联邦成本原则)。批准人在批准一项费用前应考虑以下事项。

审批工作流

审查预算

月度预算报告

每月预算报告将于11月初至5月发出。在实地审计工作完成后不久，将发出一份年终预算报告。一份报告将在接近10月初的时候发出，内容是本财年的第一季度(7月、8月和9月)。

月中预算审查

可以在plus.m.icarseries.com上获取基金余额和资助研究补助金的活动，并且可以随时获取。业务服务为您的方便创建了使用Plus.Hope.Edu用于运营或自由支配预算的说明和使用Plus.Hope.Edu用于赠款的说明。此外，基金管理人可与财务主任联系，以获得更多的预算支助、报告等。收到每月预算报告的人也可以访问plus.m.icarseries.com的预算信息。

审查预算报告

基金经理应审查这些报告的差异，并尽快向业务服务部报告任何问题。等到财政年度结束时再做决定是不可取的。

基金看守者变更

主要和次要审批人应该收到每月的预算报告，以及任何监督该领域的个人。如有要求，每月预算报告可列入其他人员。如果您想更新每月预算报告接收人员的姓名，请与业务服务部联系。