记录管理

在学院日常业务过程中产生的所有记录都服从州和联邦法规，包括保留和处理。荷兰联合档案馆视情况对这些记录进行分类、储存、保管、检索和销毁。

记录的政策

1. 所有由学院办公室和员工在学院官方事务过程中产生或接收的记录都是学院记录和希望学院的财产。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地“记录”一词包括所有文献资料，不论其媒介(纸、软盘、磁带等)或特性(印刷、打字、手稿、视听或机读)。
2. 未经发起办公室负责人和学院档案管理员批准，不得销毁或以其他方式处理学院档案。
3. 档案管理员应调查由校园内各行政和学术部门创建和保管的所有记录。应与各办事处合作，编制保存和处理所有记录的时间表。根据职责，档案管理员有权合理查阅和检查所有可用的学院现有记录，但限制文件的内容除外。
4. 所有具有持久价值的资料，如在其所属办公室不再使用时，应移交学院档案馆。
5. 选定的办公室文件应在使用中安排好后转到档案馆，因为它们的组织反映了创建记录的办公室的职能和活动。

此外，档案馆还应收集和保存希望学院教职员工和校友发表的作品。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地

记录价值指引

学校办公室和院系每天都在创建纸质和电子记录。这些记录中的大多数是为了特定的目的，只需要很短的一段时间。其他记录，如关于赠款或扩展项目的文件，可能会持续较长时间。在这两种类型的记录中，有些文件将继续具有法律和历史价值，以记录学院的活动，超出其最初的目的。

对书院具有永久历史及档案价值的纪录包括:

1. 总统、副校长和院长办公室的主要文件。这些记录包括所有政策声明、报告、通信(除了例行的感谢和致谢)、演讲、委员会记录、宣传材料、业务文件和备忘录(包括适当的电子邮件)。
2. 行政和学术办公室的记录:通信、年度报告、最后拨款报告、自学报告、政策声明和规划文件、研讨会或专题讨论会文件、通讯和出版物。
3. 教员会议纪要。
4. 大学出版物-目录，报纸，年鉴，文学杂志，通讯，小册子，计划，海报。
5. 学院制作的电影、录音、磁带和照片，包括作为教学计划一部分的这些记录的样本。
6. 课程教学大纲。
7. 教员和校友出版物。
8. 学生组织记录:会议记录、出版物、照片。

转移和储存程序

每年对计划转移或销毁的文件进行审查。

用于传输到的文件不活跃的存储：

1. 在把记录送到档案馆之前，联系档案．如果批准转移，可以在那个时候要求箱子
2. 把文件夹放在盒子里，就像在抽屉里归档一样。不要使用悬挂式文件夹。它们不符合标准，而且是一种昂贵的存储方式。把记录放在有标签的文件夹里。
3. 在档案馆提供的箱子外面贴上转移标签，在每个箱子上标上适当的编号(例如:1 / 1,2 / 10)
4. 内容列表:
   

   为每个框按文件夹名称或组准备列表。该列表将在将来根据需要检索记录时使用。办公室必须保留一份副本，并将原件连同材料一起寄出。电子版本必须发送到档案馆archives@m.icarseries.com．

   例子:

   箱1
   总统办公室,1984 - 1995
   一般文件,1984 - 1994

5. 物料的物理转移:
   

   档案馆将与实体工厂联系，安排取货和送货。部门的联系方式将被复印在工作单上，以便他们的员工可以看到记录被取走。

参考服务及查阅纪录

学院档案馆将根据学院业务和研究需要，根据保存时间表中规定的限制或限制，提供有关文件的信息、副本和/或原始文件。必要时，原产地局或其继承者可借调其存放的任何记录，但极易碎和稀有物品需以副本提供的除外。

除了保存记录外，信息服务也是档案馆的主要职能。档案馆应采取适当措施安排和准备记录查找工具，并回答希望学院办公室或员工的问题。世界杯荷兰vs厄瓜多尔走地档案馆将为对档案馆和手稿收藏感兴趣的教师、校友、学生和访问研究人员提供参考服务。档案馆还将根据需要协助教员进行与初级研究活动有关的书目指导。

索取:要求归还记录或从记录中获取信息:

联系档案．我们需要你部门的名称，记录的标题和文件夹标签。

限制记录:

任何被部门或办公室指定为“保密”的记录只能由适当的工作人员查阅。